Hendelses koordinator Sjekkliste

Hendelsen koordinatorer arrangere et bredt spekter av aktiviteter for kunder, herunder sosiale, private og offentlige anledninger. Ansvaret krever hendelsen koordinatorer for å ha sterke organisatoriske evner, solide mellommenneskelige evner, og den kunnskap og erfaring til å gjennomføre saker i henhold til instruksjonene klienter. Hvilke typer hendelser håndteres av hendelsen koordinatorer inkluderer feiringer, kampanjer, hyllester, politiske og veldedige saker.

Planlegging

Diskuter hensikt og mål med arrangementet med klienten, slik som en prisutdeling, bryllup eller selskap piknik. Etablere ønsket dato, tid og alternativer. Fastslå oppsett tid og start / stopptider. Finn ut størrelsen på gruppen og sammensetningen av deltakerne: kvinner, menn eller barn. Avklare aktiviteter, møter eller spesielle behov. Snakk med klienten om rekreasjon, underholdning, gruppeaktiviteter eller teambuilding oppgaver. Bestem sitteplasser ordninger, og audio / video og produksjonskrav.

Lag en liste over mat og drikke; bryte det ned i henhold til måltider, pauser eller mottak. Finn ut om du trenger å legge til rette for alle typer transport. Lag en tidslinje for viktige aktiviteter og beslutninger i den rekkefølgen de oppstår.

Budsjett

Lag et budsjett for arrangementet og hvilken del hendelsens sponsor betaler og hvilken del deltakerne betale. Lag en balanse itemizing hver regning for alle deler av arrangementet eller møtet, herunder personale, markedsføring, transport, mat, drikkevarer og andre elementer. Legg en beredskap for uforutsette kostnader som kan oppstå.

Side Bud

Lag en liste over attributter det valgte området vil trenge for å imøtekomme hendelsen. Valget kan omfatte en utvei, møte, konvensjon eller airport hotel. Bestem størrelsen på rommene som trengs, antall rom og om du trenger noe spesielt utstyr. Sjekk om anlegget er å planlegge noen stor konferanse eller andre aktiviteter på ønsket dato som kan påvirke ditt nettsted valg.

Tillegg vurdere arbeidssituasjoner, værforhold, sikkerhet og andre potensielle problemer. Skaff kostnadsanslag for området utleie, blomster, dekorasjoner, mat og drikke, underholdning og utskriftskostnader. Du kan også ha foretrukket avtaler med visse losji leverandører.

Forslag

Etter å ha fullført den innledende forskning, utarbeide et forslag til prosjektet. Spesifisere krav diskutert med kunden. Forslaget bør inneholde den foretrukne og valgfrie dadler, typer og antall rom, størrelse og antall møterom og tilgjengelige tider. Sett i en rekke priser, typer drikkevarer og måltider, aktiviteter og annen viktig informasjon som kreves.

Henrettelse

Bekreft de siste detaljene med klienten. Bestem den som er ansvarlig for å gjennomføre hver funksjon av hendelsen eller møte, inkludert bestillinger, bestille mat og drikke, og kontakte ulike leverandører. Etablere overvåking av ansatte og leverandører på dagen av arrangementet og diskutere tidslinjen med den ansvarlige. Møte med ansatte for å bekrefte gjennomføring av viktige oppgaver ved det angitte tidslinjen. Ankommer tidlig for området oppsett. Gå over siste detaljene med veiledere, catering og andre. Testutstyr som er nødvendig.