Hvordan bruke e-post for å organisere en Play

Organisere en lekegruppe kan være vanskelig hvis medlemmene ikke deltar regelmessig eller har hverandres kontaktinformasjon. Hvis en eller to mødre er enige om å være kontaktpersoner for gruppen, gjør Internett organisere en leke ganske enkelt. Playgroups kan bruke e-post for invitasjoner, turnuslister, nyhetsbrev og RSVP tallet. Ideene nedenfor kan hjelpe deg med å organisere en lekegruppe ved hjelp av e-post.

Bruksanvisning

1 Sett opp en lekevaktliste som inkluderer medlemmer navn, barnas navn, telefonnumre, adresser og e-postadresser. Oppdatere listen hvert par måneder for nye medlemmer og sende den ut til gruppen.

2 Registrer deg for en gratis invitasjon tjeneste på internett som Evite. Custom lage invitasjoner for play aktiviteter og la medlemmer RSVP på nettstedet.

3 Send ut et månedlig nyhetsbrev via e-post. Omfatte alle de aktiviteter som er planlagt for måneden sammen med en oppsummering av hva som skjedde i forrige måned. Pass på at du inkluderer RSVP frister og kontaktinformasjon for spesielle arrangementer.

4 Bruke en fotovertstjeneste som Shutterfly eller Photobucket og la medlemmene laste opp bildene de tok under utflukter. Epost bilde linker til medlemmene når nye bilder blir lagt til.

5 Informere medlemmer av siste minutt endringer ved hjelp av e-post. Telefonsamtaler fungerer best dersom endringen skjer innen et par timer med møtet, men e-post fungerer for endringer innen 24 timer.

Hint

• Sørg for at en person som er ansvarlig for å kalle medlemmer uten en e-postadresse slik at de vet hva som skjer.