Hvordan identifisere et dokument som konfidensiell
Med den økende bredde, hastighet og utvalg av tilgjengelige midler for digital kommunikasjon, beskytte konfidensialiteten av dokumenter har blitt en bekymring for bedrifter og enkeltpersoner. Som en US Department of Commerce papir om emnet påpeker, å opprettholde dokument taushetsplikt begynner med riktig identifikasjon av dokumenter som må beskyttes. En organisasjon underliggende struktur må vurdere dokumenter som krever konfidensialitet tidlig i prosessen - før de distribueres - eller forsøker å bevare taushet vil generelt ikke oppfyller ønskede mål.
Aktivering Konfidensialitet Prosedyrer
En Purdue University papir på å beskytte konfidensialiteten av dokumenter bemerker at for en taushets programmet skal fungere, må en organisasjon leie eller trene personell som er kvalifisert til å identifisere dokument klasser som krever konfidensialitet, og disse menneskene må arbeide for å skape en kultur for dokument taushetsplikt innenfor hver avdeling i en organisasjon. Prosedyrer må routinized at identifisere rekke dokumenter som krever konfidensialitet behandling. Og personell må forstå hvilke tiltak som er nødvendig for å beskytte dem. Blant digitale og papirdokument klasser som vanligvis krever tidlig identifisering er de som identifiserer ansatte eller kunder av alder, kjønn, funksjonshemming status, personnummer, adresse, fordeler, krav og alle personell beslutninger og kredittkort transaksjonsdata. Forskning, selv om ikke kvalifisert for patenter eller opphavsrett, må også identifiseres og rutiner på plass for å sikre konfidensialitet.
En enkel prosess
Merking et dokument "Konfidensielt" er lett nok å gjøre, avhengig av hvilket tekstbehandlingsprogrammet du bruker. I Word, klikker du på "Page Layout". Deretter klikker du på "vannmerke", og velg "Fortrolig". Det vannmerke vises på den trykte versjonen av dokumentet. Du kan også forhåndsvise den i "Print Layout" eller "Full Screen Reading." Annen programvare tilbyr lignende funksjoner. Du kan også stempel "Konfidensielt" på sidene til trykte dokumenter.