Hvordan kommunisere med staben i en katastrofe

Å holde folk trygge på arbeidsplassen kan virke så enkelt som å gi nære parkeringsplasser og sikkerhet nøkkelkort, men når en katastrofe inntreffer, kan medarbeidere rakne. Planlegging fremover for katastrofe kommunikasjon vil ikke helt forhindre et problem, men det kan betydelig forbedre flyten av kommunikasjon mellom ansatte når den tid kommer. Enten himmelen faller eller alle på kontoret synes å bli syk samtidig, bruke riktige metoder for kommunikasjon for å redusere katastrofen innvirkning på virksomheten din.

Bruksanvisning

1 Send en "blitz" varsel til de ansatte som inneholder informasjon om hvordan de kan komme i sikkerhet eller skisserte sine roller i katastrofegjenoppretting innsats. Dette kan ta form av en e-post blåse (en e-post sendt til mange adresser på samme tid), eller tekstmeldinger blåse (en tekst som skal til alle av adressene i en gruppe).

2 Legg inn en melding på hjemmesiden til organisasjonens nettside, eller hvor inntakspunktet er for folk navigere til området. Merk meldingen i en lys eller kontrastfarge og bruke korte setninger eller setninger som "Kurs Avbrutt, kun Emergency Staff Report" eller "Highway 202 i Clayville er stengt på grunn av snø, Ploger Ta Route 22."

3 Aktiver ansatte telefonen treet. Telefon trær er skrevet eller elektroniske lister over ansattes navn og telefonnumre, og er en rask måte å kommunisere informasjon og sikre at alle ansatte er gjort rede for. Den første personen på listen kaller en under henne, som kaller neste medarbeider på listen og så videre, helt til hver enkelt ansatt har blitt kontaktet.

4 Etablere en møteplass, der det er aktuelt, for tilgjengelig personell til å samle på for å ta katastrofen. Utnevne en medarbeider (enten i praksis økter eller på fly) for å tjene som sjekker inn og utføre en opptelling.

5 Lag en triage stasjon for dine ansatte og første adressen de som blir alvorlig skadet eller i fare for å skade seg selv eller andre. Tildele kompiser for å koble opp og hjelpe hverandre, og dermed dele antall personer du trenger å ta opp og holde styr på.

6 Publisere og distribuere en oppsummering av katastrofen, respons og følge saker så snart som mulig etter hendelsen for å hjelpe ansatte gjenopprette og komme tilbake på sporet. Bruk interoffice e-post, et intranett eller produsere en papirkopi nyhetsbrevet så snart fakta blir tilgjengelige.