Hvordan lage en Family Directory

Enten organisere en familiegjenforening eller tracing din ætt, ha en familie katalog er uvurderlig. Men selv uten et bestemt formål, en familie katalog hjelper store familier holde kontakten. De fleste familier er spredt over hele landet og rundt om i verden, så gjør det praktisk å få tilgang til kontaktinformasjon øker sannsynligheten familiemedlemmer vil kommunisere oftere. Bestemme hva som vil eller ikke vil bli tatt med i katalogen og samle data kan være tidkrevende, men når komplett regelmessig oppdatering skal være rask og enkel.

Bruksanvisning

Skriv ut kataloger

1 Lag en liste over den informasjonen du vil ha med i katalogen og skape en lett-å-komplett form. Inkluder en introduksjon som forklarer hensikten med katalog og en retur etter dato. Vær så omfattende som mulig, slik at medlemmene kan velge kommunikasjonsmetoder og informasjonen de er mest komfortabel med å bruke. Datakategorier vil trolig omfatte navn (og pikenavn), hjem og celle telefonnumre, hjemmeadresse med postnummer, e-postadresse, og videochat kontaktinformasjon. Vurder å legge kategorier som fødselsdato, yrke, arbeidssted og arbeidskontakt. Indikere hvilke elementer som er nødvendige og hvilke som er valgfrie.

2 Samle hjem og e-postadresser sammen med telefonnumre for familiemedlemmer som har grunnleggende kontaktinformasjon du allerede har, og sirkulere en forespørsel om noen kontaktinformasjon de kan ha for andre familiemedlemmer. Du vil sannsynligvis finne e-post den raskeste og enkleste metoden for å samle disse dataene, men for noen medlemmer, for eksempel 90 år gamle grandtante Martha som bor i sykehjem, en telefonsamtale, "brevpost" brev eller personlig besøk kan være mer effektiv.

3 Bestem hvor mange medlemmer av storfamilien du ønsker å inkludere. Hvis du har en liten familie, vil du sannsynligvis inkludere andre og tredje fettere, og kanskje til og med svigerforeldrene av disse fjerne slektninger. For større familier, kan det hende at cut-off være søskenbarn.

4 Distribuere skjemaet ber om informasjon.

5 Spill all informasjon på et regneark. Sette navn i den første kolonnen til venstre og inkluderer overskrifter for informasjon på tvers av første rad.

6 Utarbeide et utkast versjon av informasjonen. Tydelig markere alle kopier som "utkast". Fordel det så bredt som mulig, enten personlig eller via e-post eller brevpost, ber om rettelser og tilføyelser. Hvis du sender utkast via e-post, låse filen slik at det er en "read only". Be om rettelser bli sendt til deg i en e-post eller du kjører risikoen for nye feil blir introdusert i regnearket. Nøye gjøre endringer og bekrefte riktigheten av opplysningene. Sjekk at alle telefonnumre inkluderer retningsnumre.

7 Skriv ut kopier av katalogen skal fordeles på en familiegjenforening eller å bli sendt. Hvis katalogen er stor, kan det være kostnadseffektivt å få dette gjort på et lokalt trykkeri, hvor de kan binde katalogen til en bok. Tenk å belaste en liten avgift for å dekke dine utgifter.

digitale kataloger

8 Samle, montere og dobbeltsjekke informasjon for katalogen som du ville gjort på en utskriftsversjon. Avgjør om det endelige digitale katalogen vil være et regneark eller tekstbehandlingsdokumenter. Selv om det kan være lettere å få tilgang til data og gjøre oppdateringer i et regnearkformat, gir tekstbehandling muligheter for en mer tiltalende layout. For eksempel, for små familie kataloger, kan du inkludere en side for hvert familiemedlem og inkluderer digitale fotografier eller skannet kunstverk.

9 I stedet for å skrive ut kopier av din forberedt regneark, sende det som e-postvedlegg til familiemedlemmer som har levert en e-postadresse. Låse filen slik at det er "bare lese."

10 Brenne flere kopier av regnearket filen på en disk, hvis datamaskinen har programvaren og evnen til å gjøre det. Hvis ikke, legger informasjonen på en bærbar minnepinne og ta det til et trykkeri som kan gjøre diskene for deg. Disse diskene kan sneglen post eller distribueres i person på et familiearrangement.

11 Vurdere å oppnevne noen viktige familiemedlemmer til å bistå i løpende oppdateringer av informasjon. Disse menneskene vil motta ulåste versjoner av filen, slik at de kan gjøre endringer. For eksempel når et familiemedlem flytter til et nytt hjem, informere de en av disse utnevnt redaktører, som gjør det passende revisjon og distribuerer oppdaterte kopier av regnearket. Filvedlegg kan sendes når det skjer en endring, eller kanskje du foretrekker å bare distribuere oppdaterte disker på fastsatte datoer - for eksempel ved starten av et nytt år eller på årsdagen for gjenforeningen.

Hint

• For å sikre færre feil, ikke rush fordelingen av den endelige kopien. Be om regelmessige oppdateringer om eventuelle endringer for å holde data oppdatert.
• Be om et digitalt fotografi som skal inkluderes i katalogen.
• Ikke ta noen familiemedlem informasjon med mindre du først har kontaktet dem direkte og fått deres tillatelse.