Hendelse Planner Sjekkliste for Day of the Reception

Resepsjonen event planleggere er avanserte parts bookers. I tillegg til å møte underholdning, event planleggere bære mange andre hatter. De fungerer som regnskapsførere, organisasjonsledere og sosial kommunikasjon eksperter. Selv med all den erfaring fått fra denne multitasking, må planleggere kunne sette sitt ego og sanser av personlig stil til side for å utsette til ønskene til kundene.

reservasjon Tid

Ingenting er mer pinlig og uprofesjonelt enn å ha betalende kunder og deres gjester kommer til et mottak spillested på en anbefalt tid, bare for dem å måtte vente eller reise hjem fordi arenaen var bestilt av en annen part. Hendelsen planleggere bør sørge for at lokalet reservasjon ganger er tildelt strengt for sitt parti.

Seating

Steder sitteplasser skal regnes mot den endelige RSVP-listen. Dette vil sikre at et tilstrekkelig antall plasser er tilgjengelig for alle gjester.

catering

De fleste mottakelser fôre inviterte gjester og ofte nesten 70 prosent av mottaks midlene fordeles til catering budsjett. Etter seter telles, bør hendelsen planleggere rådføre seg med catering avdeling hoder for å sikre at maten vil være nok til å tjene antall forventede gjester. Hvis gjestelisten vokser uventet, kan betingede planer iverksettes for å mate alle gjester.

Audio Components

Hendelsen planleggere må personlig dobbeltsjekke alt lydutstyret som skal brukes under en mottakelse. Mikrofoner, høyttalerkasser og lydanlegg må være i forskriftsmessig stand til fordel for den seremonimester, gjesteforelesere og musikk Dee-jays.

dekorasjoner

Hendelsen planleggere vanligvis planlegger mottak dekorasjoner med klienter. Klienter delta forventer å se dekorasjon temaer som tidligere ble diskutert og avtalt. Hendelsen planleggere bør visuelt inspisere åstedet for å sikre at bestemte farger og dekorasjoner, inkludert blomster, er innarbeidet i hele anlegget.

reiseruter

Det er viktig at hendelsen planleggere lese mottak reiserute. De må sørge for at planlagte arrangementer kan gjennomføres innenfor den tildelte reservasjoner tid. Planleggere bør lese reiseruter for typografiske og grammatiske feil. Dette kan ha å gjøres minst en uke eller to i forkant av mottak, slik at reiserute reparasjoner kan skrives ut i tid for distribusjon i resepsjonen.

gjesteforelesere

Mottakelser som er co-planlagt av nære slektninger eller venner kan inkludere presentasjoner fra uventede gjester. Hendelsen planleggere bør alltid ha kontaktinformasjon for gjesteforelesere og foredragsholdere for å sikre at deres ankomst er betimelig.

Photography

Fotografier av spesielle, betjente mottak er avgjørende for mange klienter som de er pålagt for å fange minner. Hendelsen planleggere bør telefon fotografer for å sikre at de vet resepsjonen adresse, til den tiden dukke opp og hvor lenge de er forventet å bo. Noen ganger fotografer må bli fortalt nøyaktig hvor mange bilder må tas av visse mottaks gjester for total kundetilfredshet.