Hvordan å bestille et hotell for Live-kort eller brettspill turneringer

Hvordan å bestille et hotell for Live-kort eller brettspill turneringer


Du er arrangementet planlegger for en "live" kort eller brettspill turnering. Før du ringer et hotell eller konferansesal salgsavdeling må du ha rimelig nøyaktig informasjon om ditt arrangement for at megler / manager til å utarbeide en foreløpig kontrakt. Etter vilkårene er avtalt og papirene er signert, vil du bli plassert i kontakt med catering eller funksjon hall koordinator. Som dato for turnerings nærmer seg, vil flere detaljer (f.eks tabeller, PA anlegg, Internett-forbindelser) gjennomgås. Dette synes alt å være en enkel prosess, Men det er retningslinjer og fallgruver som krever din oppmerksomhet før du signerer noen kontrakt - ellers kan du oppleve noen ubehagelige overraskelser, overdreven utgifter og mulige juridiske problemer. Her er noen skritt for å "dekke baser" og gjøre bestillingsprosessen gå greit.

Bruksanvisning

Booking hendelsen ....

1 Velg dato. Husk å unngå de store helligdager som jul, Thanksgiving, nyttår, mors og farsdag, og interessant nok, Halloween-når folk har en tendens til å feire med familie og venner. Vær også skeptisk til vinter datoer i kaldt klima og orkansesongen i kystbyene. Velg en helg (i motsetning til hverdager) når folk flest er fri fra jobb og prisene har en tendens til å bli billigere.

Tidsplanen kan omfatte registrering og et møte og hilse tidlig på fredag ​​kveld, kvalifiseringskamper starter lørdag morgen og sluttspillet etter middagen. Søndager er ofte reservert for "siste sjanse" eller valgfrie spill, samt tildeling presentasjoner. Ett-dagers hendelser (hele dagen lørdag) er også på moten; Men folk flest foretrekker et lengre besøk og flere muligheter til å slappe av, fest eller besøke vertsbyen i pausene i planen.

2 Velg en by som Las Vegas, Orlando eller Philadelphia som tilbyr massevis av attraksjoner eller kanskje historiske funksjoner. Tenk nærhet til en flyplass og tilgang til store motorveier. Ta deg tid til forskning; som er sant i fast eiendom-det handler om beliggenhet, beliggenhet, beliggenhet. Det er best hvis en større flyselskap har en hub i denne byen og hotell nær flyplassen som tilbyr gratis transport

3 Ha en god hånd på antall spillere du ønsker å imøtekomme for å velge den aktuelle spille anlegget. Hvis du bestiller en overdimensjonert anlegg vil du være med å betale for ubenyttet plass. Hvis du er for konservativ kan du ha en overflyt publikum og ikke noe sted for dem å spille. Sett en grense på størrelsen av feltet. For eksempel vil du kanskje ha en 150-spiller feltet. Nå hotellet kan skreddersy dine plassbehov basert på det nummeret, og du kan meddele at turneringen er begrenset til de første 150 påmeldte.

4 Bestem antall kort eller rektangulære (lang) tabeller du trenger. Tradisjonelle kortspill (f.eks bro, spader, whist, Euchre) vil kreve standard 3-by-3 tommers firkantede spillebord. Andre spill som backgammon, Cribbage, gin rummy og sjakk er best spilles på 6 fot eller 8 fot lange bord. Annet utstyr bør omfatte et podium og mikrofon, staffeli og papir, stoler og ekstra lange bord for registrering, verter og scorekeepers. Du må kanskje leie spillebord, som de fleste hoteller ikke lager disse. Funksjonen hall manager vil jobbe med deg angående oppsettet av spilleområdet. Du kan også være lurt å spørre på hotellet for å gi isen vann stasjoner for spillerne.

5 Planlegg antall verter tilsvarende. Hvis du gjennomfører bare en hendelse, vil du trenger minst én vert for hver 75 spillere. (Du er regissøren og vil være tilgjengelig for eventuelle ekstra støttebehov, samt mulig dommer.) Turneringen må flytte sammen og følge sin plan for hver runde. Hvis du velger å kjøre to eller flere forskjellige spill (f.eks spader og pinochle), så du må ha egen bemanning for hvert spill. I tillegg er frivillige ønsket å hjelpe til med registreringen, og noen støtte av et spill vert. (De fleste hoteller har ansatte til å sette opp og bryte ned en funksjon hall.)

6 Spør advokat for å gjennomgå kontrakten før du signerer den. Når du bestiller et anlegg det er standard praksis å ha du forplikte seg til en "rom-blokk" i bytte for plass, som står i forhold til antall rom som er bestilt. Noen hoteller tilbyr skyve skalaer, som gir kreditt for antall rom bestilt. Valgfri måltid tjenesten vil ofte bidra til å redusere kostnadene for anlegget. Hvis du kan betale en flat sats for hallen, er det ideelt. Lese kontrakten og konsekvensene av rommet Slitasje klausulen. Du har din rett til å stille spørsmål ved hvilken som helst del av språket av kontrakten. En hissig signering uten vurdering av mulige konsekvenser kunne forlate deg i Dire straight. De fleste hoteller vil alltid prøve å jobbe med deg, hvert steg på veien.

7 Krev at deltakerne registrere seg på forhånd. Hvis du tillater dør oppføringer du har ingen måte å håndtere størrelsen på feltet, og deltakerne vil ha noe insentiv til å betale på forhånd (noen dør deltakere skal ha avgifter). Dessuten vil lokale aktører erodere din rom-blokk, som de vil pendle til hendelsen. Og en annen potensielt problem å huske på er deltakerne prøver å bestille hotellet på nettet (utenfor kontrakt) for å søke ytterligere rabatter. Prøv å forhandle for de beste rommet rabatter tilgjengelig for å hindre at dette skjer.

Hint

  • Planlegge på forhånd! Bestill ditt arrangement i minst fire måneder på forhånd, helst seks måneder frem i tid.
  • Opprett (eller noen andre skal lage) en egen nettside for ditt arrangement. Ta med registreringsinformasjon, lenker til hotellet og arrangementet tidsplan.
  • Samarbeide tett med hotellet og sørg for å ha vanlige telefon diskusjoner med salgsavdelingen om antall rom er booket.
  • Forbered alle former og regel ark for ditt arrangement.
  • Planlegger å ankomme minst en dag før starten av hendelsen.
  • Ikke signere noen avtale uten advokat eller en grundig gjennomgang.
  • Ikke la utenfor kjøpt mat eller alkohol i turneringen rom. Sistnevnte er spesielt viktig, ettersom det er gjeld som er involvert.